A tomada de decisão pautada em informações não deve ser para poucos

A evolução da Ciência de Dados e suas ferramentas fez com que se criassem metodologias estruturadas para que empresas gerenciem suas informações e, integradas à tecnologia, consigam ter um melhor aproveitamento dos dados existentes, utilizando-os na tomada de decisão.

Em um cenário ideal, transformar a estrutura de uma empresa em Data Driven requer a contratação de profissionais especializados, liderados por um Chief Data Officer (CDO) que utilizará as ferramentas necessárias e implementará, junto de todas as áreas da empresa, os protocolos de utilização de dados, determinando seu papel na tomada de decisão. Este tipo de processo, apesar de crucial para o funcionamento de muitas empresas atualmente, é custoso, trabalhoso e inacessível para muitos negócios que não têm a viabilidade de investir nesta estruturação.

Transformar a tomada de decisões de um negócio em um processo Data Driven, ou seja, pautado por dados, exige sim a dedicação da equipe e uma mudança de mentalidade da empresa mas, no ponto de vista da Imo Insights, não deve ser visto como algo para poucos ou inacessível.

Vamos começar do básico: todo processo comercial gera dados, por mais simples que sejam. E hoje em dia é bem provável que estes dados já estejam em alguma plataforma digital, mesmo que seja uma planilha simples. Se uma empresa já toma o cuidado de analisar estes dados para gerar conhecimento que influencia uma decisão, pronto! Ela já deu o primeiro passo para a adoção de uma mentalidade Data Driven.

Partindo deste raciocínio simples, fica claro que o uso de informações para a tomada de decisão pode ser algo acessível e palatável, mas existem ingredientes essenciais para que empresas de qualquer porte possam trabalhar desta forma. São eles: INTERESSE, INTEGRAÇÃO NA ROTINA e ORGANIZAÇÃO.

O interesse da alta gestão e das diversas áreas em pautar a tomada de decisão em dados é crucial para que qualquer esforço de transformar a empresa em Data Driven dê frutos. Esta é uma dura realidade, da qual pouco se fala. Sem interesse não existe a mudança cultural necessária para que qualquer projeto de gestão ou geração de dados dure tempo o suficiente para se integrar à rotina da empresa, gerando resultados. Quando os esforços para transformar uma empresa em Data Driven vêm de uma minoria menos influente da estrutura, é preciso ter paciência e resiliência para que esta mudança cultural se implemente aos poucos.

O objetivo principal de uma empresa que quer começar a tornar sua tomada de decisão mais Data Driven deve ser a integração dos dados à rotina das diferentes áreas da empresa. A ideia é que os dados tenham influência no raciocínio estratégico da equipe. Então uma vez que a utilização deles fizer parte da aprovação de projetos, e outros processos rotineiros, pode-se dizer que os esforços valeram a pena e a empresa está no caminho certo.

Esta integração à rotina só é viável se a equipe tiver a organização necessária para gerar, tratar e divulgar os dados com a consistência e periodicidade determinada. Idealmente, cada tipo de relatório precisa ter um dono, que vai garantir a geração e divulgação dos dados gerados para quem precisa utilizá-los.

Ao contrário do que se lê por aí, estruturar uma empresa para ser Data Driven, não elimina o uso da intuição e experiência dos profissionais na tomada de decisão. É justamente este tipo de pensamento que gera barreiras para a adoção destes processos. Certamente a análise de dados traz a noção mais precisa da realidade e os insights, que dão subsídios para a criatividade dos profissionais ajudando-os a agir de forma mais assertiva. Mas é a criatividade e a expertise da empresa que vai determinar a acionabilidade destes insights e destacá-la no mercado.

Os passos detalhados abaixo podem ajudar qualquer empresa a integrar e otimizar o uso de dados em sua tomada de decisão:

1 – Entender a necessidade de informação de cada área estratégica da empresa.

Antes de mais nada, é preciso entender com cada área chave da empresa, qual tipo de informação elas usam e precisam para suas discussões estratégicas. Faça um levantamento de quais as fontes atuais de dados, qual a periodicidade que eles são disponibilizados e se existem indicadores que já são utilizados atualmente.

Entender os desafios e dificuldades que cada uma enfrenta no dia a dia, e o tipo de debate que ocorre em seus principais fóruns de discussão também vai dar a visibilidade do que pode estar faltando atualmente para apoiar a tomada de decisão.

2 – Levantamento de dados existentes e classificação.

Após conhecer melhor cada área chave e entender suas necessidades, é hora de buscar entender quais dados estão disponíveis atualmente na empresa, buscando fontes como:

• Dados gerados por sistemas de vendas, interação com cliente, negociação, entre outros
• Pesquisas contratadas pontualmente ou de maneira regular
• Bases de Dados existentes
• Dados derivados de levantamentos feitos pelo time

Não se esqueça de verificar se o uso destes dados está em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Após o levantamento é importante classificar os dados, separando-os por tipo de informação que eles fornecem (ex: performance de vendas, informações de consumo, interações nas redes sociais, etc..).

3 – Criação de relatórios

A classificação feita na fase anterior ajuda a dar a visibilidade de quais áreas da empresa podem se beneficiar com cada dado existente. A partir daí podem ser desenvolvidos relatórios simples, que cruzem informações e tragam dados de diferentes fontes para apoiar a tomada de decisão de cada área.

É muito importante que os relatórios sejam criados a quatro mãos com os integrantes das áreas, garantindo a relevância, e que seja escolhido o responsável por sua atualização. Quanto mais simples a atualização destes relatórios, mais chance eles têm de se tornarem parte da rotina e ganharem relevância.

Conforme já dito, é crucial para a longevidade do relatório, que seu uso nos fóruns de discussão tenha endosso dos gerentes e diretores da área.

Usando sua expertise e ferramentas de Data Science, a IMO insights consegue te ajudar a montar relatórios dinâmicos e dashboards que vão melhorar a produção destes relatórios e a navegação da equipe por eles. Otimizando o uso de dados dentro da sua empresa.

4 – Liste as Lacunas e Construa um Plano de Conhecimento

Depois de passar pelos processos anteriores, vão ficar evidentes as necessidades de informação que atualmente não são atendidas pelos dados disponíveis. Estas são as lacunas de conhecimento que podem ser atendidas por novos projetos de pesquisa e levantamento.

Liste todas as informações que fazem falta atualmente, priorizando-as em ordem de relevância para o negócio.

Neste momento, a parceria com a Imo Insights pode ajudar a entender as suas lacunas de informação e sua priorização. Desenhamos um plano de construção de conhecimento que atenda às necessidades da empresa, e atenda suas restrições de tempo e verba.

A Imo Insights acredita que deve ser viável e acessível para as empresas, tornar sua gestão e processo de tomada de decisão mais integrado com dados e informações, e cada vez mais Data Driven. Estamos aqui para ajudar a desenhar e viabilizar este processo. Entre em contato conosco para mais detalhes.